Компания тапсырыстарды қолмен енгізуден қанша жоғалтады: формула және есептеу мысалы
Мазмұны
Кәсіп иелері тапсырыстарды қолмен енгізу құнын сирек байқайды: ол менеджерлердің жалақысына, тапсырыстардың күшін жоюға және ұсақ қателерге қатысты шығындардың арасында көрінбей қалады. Бірақ оны есептесек, бұл сома көбіне автоматтандырудың бір жылдық құнынан асып түседі.
Төменде ЯЩЕР аудит кезінде қолданатын формула мен есептеу мысалы берілген.
Шығындар неден құралады
- Жұмыс уақыты. Менеджер тапсырысты мессенджерден немесе поштадан алады, тауарларды есепке алу жүйесінен іздейді, бағасы мен қалдығын тексереді, құжат жасайды, шот жібереді. Бір тапсырысқа 5-20 минут кетеді.
- Бағалар мен жеңілдіктердегі қателер. Баға түрінің қате көрсетілуі, ескерілмеген немесе артық берілген жеңілдік.
- Күші жойылған тапсырыстар және толық жасалмаған сатылымдар. Тауар жоқ болып шықты, клиент бәсекелеске кетті.
- Тауарлардың шатастырылуы және қайтарымдар. Артикулдардың шатастырылуы, өлшем бірліктерінің қате көрсетілуі.
- Кешігулер. 19:00-де түскен тапсырыс таңертең өңделеді, ал клиент осы аралықта басқа жерден тапсырыс береді.
- Бұғатталған қалдық. Ешкім алып тастамайтын резервтер.
- Бухгалтерияға түсетін жүктеме. Клиент өзі ала алатын салыстыру актілері мен құжаттарға қатысты сұраулар.
Формула
Айлық шығын = қолмен жұмыс істеуге кеткен сағат × бір сағаттың толық құны + күші жойылған тапсырыстар × тапсырыстың орташа маржасы + бағалар мен жеңілдіктердегі қателер + қайтарымдар мен тауарларды шатастыру құны + бұғатталған қалдық құны Бір сағаттың толық құнына жалақы ғана емес, салықтар, жұмыс орны және басқару шығындары да кіреді.
Есептеу мысалы
Шартты дистрибьютор: 4 менеджер, күніне 60 тапсырыс, 22 жұмыс күні.
| Шығыс бабы | Қалай есептейміз | Нәтиже |
|---|---|---|
| Қолмен енгізу | 60 тапсырыс × 12 минут × 22 күн | Айына 264 сағат |
| Бір сағаттың құны | салықтармен бірге шартты түрде 4 000 теңге | 1 056 000 теңге |
| Күші жойылған тапсырыстар | 1 320 тапсырыстың 3%-ы × 15 000 теңге маржа | 594 000 теңге |
| Бағалардағы қателер | 1 320 тапсырыстың 1%-ы × 10 000 теңге | 132 000 теңге |
| Барлығы | айына шамамен 1,8 млн теңге |
Мысалдағы сандар шартты. Сіздің көрсеткіштеріңіз басқа болады, сондықтан оларды нақты деректер негізінде есептеу қажет.
Алдымен нені автоматтандыру керек
- Тапсырысты қабылдау. Тапсырысты жылдам рәсімдеуге және қайталауға мүмкіндік беретін B2B-портал.
- Баға мен қалдықты тексеру. Тапсырыс беру кезінде автоматты түрде.
- Есепке алу жүйесінде құжат жасау. Тапсырыс 1С немесе МойСклад жүйесіне қолмен көшірілмей түседі.
- Менеджерге тапсырма беру. Егер тексеру қажет болса, Битрикс24 немесе басқа CRM жүйесінде.
- Мәртебелер мен құжаттар. Клиент оларды өзі көріп, қоңырау шалмайды.
Бұл ретте менеджер жұмысын жалғастырады. Ол деректерді енгізумен айналысуды тоқтатып, сатылымға кіріседі: жаңа клиенттермен, қосымша сатылымдармен және даулы жағдайлармен жұмыс істейді.
Автоматтандыру нені шешпейді
- Номенклатурадағы ретсіздікті түзетпейді: алдымен анықтамалықтарды ретке келтіру керек.
- Баға белгілеу ережелері қағаз жүзінде болмаса, олардың орнын баспайды.
- Егер қойма тауарларды жөнелтіп үлгермесе, тапсырыстардың күшін жоюды тоқтатпайды.
Деректерді екі аптада қалай жинауға болады
Нақты деректер болмаса, қарапайым тіркеуден бастаңыз:
- қанша тапсырыс және қандай арналар арқылы түсті;
- әрқайсысын өңдеуге қанша уақыт кетті;
- жасалғаннан кейін қанша тапсырысты түзетуге тура келді;
- мәртебелер мен құжаттар бойынша қанша қоңырау түсті.
Бұл алғашқы бағалау үшін жеткілікті.
Жиі қойылатын сұрақтар
Тапсырыстарды қабылдауды автоматтандыру қаншалықты тез өтеледі?
Ай сайынғы шығын 1 млн теңгеден басталса және енгізу бюджеті осы шығындардың бірнеше айлық сомасынан аспаса, әдетте өтелу мерзімі бір жылдан аз болады. Нақтырақ нәтижені аудит көрсетеді.
Менеджерлерді қысқарту қажет пе?
Міндетті емес. Көбіне босаған уақыт сатылымға және жаңа қызметкерлерді жалдамай өсуге жұмсалады.
Деректер болмаса, неден бастау керек?
Жоғарыда сипатталғандай, екі апта бойы деректерді тіркеуден немесе деректер есепке алу жүйесінен жиналатын аудиттен бастауға болады.
