Дилерлермен электрондық құжат айналымы: кабинеттегі ЭЦҚ және құжаттар
Дилерлермен жұмыс істеуде құжаттар көбіне ең баяу буынға айналады. Шот пошта арқылы жіберілді, жүкқұжат жоғалды, салыстыру актісін бір апта күтеді, шарттардың түпнұсқаларын курьер тасиды. Ал барлық құжат есеп жүйесінде бұрыннан бар.
Құжат айналымының деңгейлері
1-деңгей. Жеке кабинеттегі құжаттар
Шоттар, жүкқұжаттар, актілер мен салыстыру актілері 1С-те жасалып, дилердің жеке кабинетінде PDF түрінде автоматты түрде пайда болады. Дилер оларды менеджерден немесе бухгалтерден сұратпай, өзі жүктеп алады.
2-деңгей. Жеке кабинетте қол қою
Қол қоюды қажет ететін құжаттарға тікелей жеке кабинетте ЭЦҚ арқылы қол қойылады. Қазақстанда бұл үшін ҚР ҰКО ЭЦҚ кілттері және олармен браузерде жұмыс істеуге арналған бағдарламалық құралдар қолданылады.
3-деңгей. Заңдық күші бар электрондық құжат айналымы
Электрондық құжат айналымы операторлары арқылы заңдық күші бар құжаттармен алмасу. Бұл жағдайда жеке кабинет құжаттардың мәртебесін көрсетіп, оларға сілтеме бере алады, ал құжат алмасудың өзі 1С-пен интеграцияланған оператор арқылы жүреді.
Нені ескеру маңызды
- құжаттар порталда емес, есеп жүйесінде жасалады;
- әр құжаттың мәртебесі бар: жасалды, жіберілді, қол қойылды, қабылданбады;
- дилер тек өзінің және өз заңды тұлғаларының құжаттарын көреді;
- бухгалтерия құжатты кім және қашан жүктеп алғанын немесе оған қол қойғанын көреді;
- қол қойылған құжаттар мен олардың қолтаңбаларын сақтау.
Жиі қойылатын сұрақтар
Жеке кабинетте PDF жеткілікті ме?
Көшірмелер мен салыстыру үшін жеткілікті. Заңдық күші бар құжаттар үшін электрондық құжат айналымының операторы немесе ЭЦҚ арқылы қол қою қажет.
Браузерде ЭЦҚ арқылы қол қоюға бола ма?
Иә, пайдаланушы тарапында тиісті бағдарламалық жасақтама қолданылса, болады. Жобалау кезінде оған қойылатын талаптарды ескеру қажет.
1С-ті пысықтау қажет пе?
Құжаттарды жеке кабинетте ұсыну үшін әдетте баспа нысандары мен мәртебелерді жүктеп шығару қажет.
