Бизнес поштасын Mail.ru жүйесінен көшіру: нені тексеру және қайда көшу керек

Не өзгерді және бұл кімдерге әсер етуі мүмкін

Тегін жәшік көбінесе шағын компанияның жұмыс мекенжайына айналады. Оған өтінімдер, шоттар және жеткізушілердің құжаттары келеді. Оны сайттың және есепке алу бағдарламасының баптауларында көрсетеді. Егер провайдер қолжетімділік ережелерін өзгертсе, салдары бір ғана қызметкердің пошта бағдарламасының шеңберінен асып кетеді.

Қандай өнімді пайдаланып жатқаныңызды тексеріңіз. Жеке тегін жәшіктің, компания доменіндегі поштаның және бөлек бизнес-сервистің шарттары әртүрлі болуы мүмкін. Мекенжайдағы провайдер атауы немесе таныс интерфейс ұйымыңызға қандай қолжетімділік берілгені туралы сұраққа жауап бермейді. Жеке кабинеттегі мәліметтер және нақты есептік жазба бойынша қолдау қызметінің жауабы қажет.

Хаттамаларды шектеу өздігінен хат алмасудың жойылғанын білдірмейді. Бөгде бағдарламаның қосылуы тоқтаған кезде де хаттар веб-интерфейс арқылы қолжетімді болып қала беруі мүмкін. Архивтің күйін және иесінің қолжетімділігін бөлек анықтаңыз. Тек бір ғана қате хабарламасы бойынша қандай деректердің қолжетімді екенін және қандай жұмысты келісуге болатынын анықтау мүмкін емес.

Әрбір іркіліс жарияланған жаңалыққа байланысты бола бермейді. Қате құпиясөзді, құқықтардың өзгеруін және бағдарламаның өзіндегі қатені де тексеру қажет. Мәселенің пайда болған күнін және хабарламаның нақты мәтінін жазып алыңыз. Қолдау қызметімен тек жарияланым тақырыбына сілтеме жасағаннан гөрі, нақты жәшік пен нақты ақауды талқылаған пайдалырақ.

Корпоративтік пошта дегеніміз не

Корпоративтік пошта дегеніміз ұйым жұмыс міндеттері үшін басқаратын пошта. Әдетте мекенжайлар компанияның доменімен байланысты болады. Сондай-ақ қолжетімділікті кім беретіні, бөлімнің ортақ мекенжайына кім жауапты екені және қызметкер ауысқан кезде жұмыс хат алмасуын кім сақтайтыны да маңызды. Бұл үшін тек әдемі мекенжайдың болуы жеткіліксіз.

Мекенжай мен адамды бөліп қараңыз. Сату бөлімінің мекенжайы команда құрамы өзгерсе де, компания жұмысының бір бөлігі болып қалуы тиіс. Өтініштерді кім оқитынын, клиенттерге кім жауап беретінін және жаңа менеджерге қолжетімділікті кім бере алатынын шешіңіз. Бұл ережелер қандай платформа таңдалса да қажет.

Әкімшінің есептік жазбасы мен домен кабинетінің кімге тиесілі екенін нақтылаңыз. Егер барлығы бұрынғы қызметкерге тіркелген болса, қолжетімділік бойынша бөлек тапсырма туындайды. Оны жаңа сервисті таңдағанға дейін бекітіп алыңыз. Доменде сайттың болуы командаңызда осы доменнің пошта баптауларын басқару құқығы бар екенін әлі растамайды.

Пошта басқа жүйелердің жұмысымен байланысты. Сайт өтінімдерді жібереді, CRM мәмілелер бойынша хат алмасуды жүргізеді, бухгалтер 1С жүйесінен құжаттарды жөнелтеді. Компания осындай әрбір қосылымға кім жауапты екенін білуі тиіс. Әйтпесе қызметкердің жәшігі түзетілгенімен, шоттарды жіберу жұмыс істемеуі мүмкін.

IMAP, POP3 және SMTP дегеніміз не

IMAP дегеніміз пошта бағдарламасына сервердегі хаттар мен қалталарға қол жеткізуге мүмкіндік беретін хаттама. Мұндай қолжетімділік жабылған кезде бағдарлама жаңа хаттарды көрсетуді тоқтатуы мүмкін. Бұл ретте жәшікті браузер арқылы ашу мүмкіндігі бөлек тексеріледі. Сырттай жағдай құпиясөз мәселесіне ұқсайды, бірақ себебі қолжетімділік шарттарында болуы мүмкін.

POP3 хаттамасын да пошта бағдарламалары хаттарды қабылдау үшін пайдаланады. Түгендеу жүргізу кезінде қажетті тарихтың қайда орналасқанын анықтау маңызды. Қызметкерде ескі компьютердегі жергілікті архив болуы мүмкін. Веб-поштаға кіру фактісінің өзі команда бұрын пайдаланған барлық хат алмасудың көрініп тұрғанын дәлелдемейді.

SMTP дегеніміз электрондық пошта жіберу хаттамасы. Оны сайт, CRM, 1С, сканер және басқа да бағдарламалар пайдалана алады. Сондықтан есеп жүйесінен хат жіберудің істен шығуы мен пошта клиентінде хат қабылдаудың тоқтауын бөлек сипаттау қажет. Бір бағыттың жұмыс істеуі екіншісінің де жұмыс істейтінін растамайды.

IMAP арқылы хаттар мен қалталар көшіріледі. Күнтізбелер, контактілер және тапсырмалар бұл жиынтыққа автоматты түрде кірмейді. Деректердің құрамын алдын ала атап, бөлек келісу қажет. Директор үшін кездесулер тарихы шарттар салынған қалта сияқты маңызды болуы мүмкін, дегенмен бұл міндеттің әртүрлі бөліктері.

Қазір компанияда нені тексеру керек

Мекенжайлар тізілімін жасаңыз. Жұмыс істеп тұрған жәшіктерді, иелерін, мақсатын және маңызды хат алмасуды көрсетіңіз. Ортақ мекенжайларды, бір жәшіктің қосымша мекенжайларын және қайта бағыттауларды қосыңыз. Егер мақсаты түсініксіз болса, оны ашық сұрақ ретінде белгілеңіз. Мекенжайды бірінші кездесуде ешкім есіне түсірмеді деген себеппен ғана өшіріп тастамаңыз.

Қызметкерлерден поштамен жұмыс істеуге арналған құрылғылар мен бағдарламаларды тізіп беруді сұраңыз. Жұмыс компьютерлерін, телефондарды, ортақ кеңсе құрылғыларын және ескі қосылымдарды қамту қажет. Күнтізбелерді, контактілерді және жергілікті архивтерді пайдалана ма, соны бөлек біліңіз. Бұл мәліметтер нәтижеге қойылатын талаптарға және пайдаланушыларға көрсетілетін көмекке әсер етеді.

Хаттарды автоматты түрде жіберетін жүйелердің тізімін жасаңыз. Оған сайт формаларын, CRM хабарламаларын, 1С құжаттарын, таратылымдарды және резервтік көшірме жасау туралы хабарламаларды қосыңыз. Әр жүйенің не үшін қолданылатынын растайтын жауапты адам болуы керек.

Жұмысқа қатысты шектеулерді тіркеп қойыңыз. Телефон арқылы хат алу кім үшін аса маңызды? Тапсырыстар қай ортақ мекенжайға түседі? Аяқталмаған шарттар бойынша жазысқан хаттар қайда сақталады? Жауаптар тексеру басымдықтарын анықтауға көмектеседі. Олар техникалық аудитті алмастырмайды, бірақ оған түсінікті бизнес-тапсырма береді.

Поштаны қайда көшіруге болады

Нұсқалар тізіміне Яндекс 360, Google Workspace, Microsoft 365, VK WorkSpace және жеке пошта сервері кіреді. Таңдау жасау компанияның талаптарынан басталады. Командасының құрамы мен бағдарламалары басқа танысыңыздың кеңесіне қарап немесе жай ғана таныс атау болғаны үшін біреуін таңдай салудың қажеті жоқ.

Егер қызметкерлер белгілі бір ортада жұмыс істеп жүрген болса, поштаны сол жұмыс аясында бағалаңыз. Болашақ пайдаланушыларға күнделікті тапсырмаларды көрсетіңіз: ортақ мекенжайдан жауап беру, ескі хатты табу, телефоннан жұмыс істеу және кездесуге шақыру жіберу. Қажетті мүмкіндіктер мен шарттарды таңдалған ұсыныс бойынша растап алыңыз.

Жеке сервер сүйемелдеуді қажет етеді. Әкімшілендіру, спамнан қорғау, жаңартулар және резервтік көшірмелер компанияның жауапкершілігіне айналады. Деректердің орналасуын бақылау хаттардың жеткізілуіне автоматты түрде кепілдік бермейді. Бұл нұсқаны жоба аяқталғаннан кейін поштаға қызмет көрсететін мамандармен бірге талқылаған жөн.

Бірдей критерийлер бойынша салыстыру корпоративтік поштаны қайда көшіруге болады деген мақалада жинақталған. Жеке пошта сервері мен бұлттың арасындағы таңдау бөлек талданған. Бұл материалдарды қызмет жеткізушіге қойылатын сұрақтар тізімі ретінде пайдаланыңыз, ал түпкілікті шешімді расталған талаптарға сүйеніп қабылдаңыз.

Қазақстандағы бизнес үшін нені ескеру маңызды

Алматы немесе Астанадағы компания үшін таңдау өнімнің ұйымға қолжетімділігін, шарт талаптарын және қолдау қызметін алу мүмкіндігін қамтиды. Интерфейстің орыс тілінде болуы бұл мәселелердің шешілгенін білдірмейді. Өз заңды тұлғаңыз бен таңдалған қызметке қатысты жеткізушіден растау сұраңыз.

Деректерге қойылатын талаптарды заңгермен бірге тексеріңіз. Олар салаға, хат-хабар мазмұнына және шарттарға байланысты болады. Хаттарда клиенттер мен қызметкерлердің құжаттары болуы мүмкін. Мұндай деректерді орналастыру және өңдеу мәселелерін өз компанияңыздың нақты жағдайы бойынша қарастыру керек. Жалпылама мақала мұндай талдаудың орнын баса алмайды.

Бірнеше кеңсенің жұмысын ескеріңіз. Шартты компанияның сату бөлімі Алматыда, бухгалтериясы Астанада орналасып, қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлері болуы мүмкін. Бұл ойдан шығарылған мысал. Мұндай ұйым үшін ортақ мекенжайлардың иелерін және әртүрлі құрылғылардан кіру мүмкіндігін анықтау маңызды. Рөлдері сипатталмаған қызметкерлердің жай тізімі бұл қажеттіліктерді көрсете алмайды.

Басшыдан, бухгалтериядан және сайтқа жауапты мамандардан жауаптарды жинайтын адамды тағайындаңыз. Ол техникалық жұмысты орындауға міндетті емес. Оның міндеті: әртүрлі бөлімдердің талаптарын бір келісілген тапсырмаға біріктіру. Бұл тек бір тарапқа ғана ыңғайлы шешім қабылдаудан сақтануға көмектеседі.

Поштаны көшіру бойынша мердігерді қалай таңдау керек

Тапсырма шекарасын түсіндіруді сұраңыз. Бағалауға қай мекенжайлар мен деректер кіреді? Күнтізбелер, контактілер және ортақ пошта жәшіктері ескеріле ме? Сайт пен хат жіберетін бағдарламаларға кім жауап береді? Жауапта нәтиженің құрамы түсінікті көрсетілуі тиіс. Келісу үшін «поштаны көшіреміз» деген бір ғана сөз тіркесі жеткіліксіз.

Аудит үшін қандай бастапқы мәліметтер қажет екенін және әзірге қандай шектеулер белгісіз екенін нақтылап алыңыз. Пошта жәшіктеріне қолжетімділік маңызды. Егер ол болмаса, көшіру мүмкіндігін алдын ала растауға болмайды. Мердігер бастапқы дереккөздің жағдайын тексермей нәтижеге уәде бермей, осы мәселені нақты көрсетуі керек.

Доменнің DNS басқаруы ескерілгенін сұраңыз. Хаттарды қабылдау мен жіберушіні растау осы баптауларға байланысты. Тағайындалған жауапты адам мен өзгерістердің келісілген құрамы қажет. Жазбалардың не үшін қажет екені туралы түсініктеме MX, SPF, DKIM және DMARC қарапайым тілмен мақаласында берілген.

Құпия ақпаратты жария етпеу туралы келісімді талап етіңіз. Мердігер компанияның жұмыс хат-хабарына қол жеткізеді. Қолжетімділік бермес бұрын құпия ақпаратты жария етпеу туралы келісімге қол қойыңыз. Мердігердің қолжетімділікті қалай пайдаланатынын және жұмыс біткен соң оны қашан тоқтататынын нақтылаңыз. ЯЩЕР-де біз мұндай келісімге әр клиентпен қол қоямыз: поштаға қолжетімділік тек көшіру үшін пайдаланылады және одан кейін тоқтатылады.

Жұмысты қабылдауды компанияның күнделікті жұмысына қатысты нақты мысалдармен талқылаңыз. Қызметкер қажетті хат-хабарды көреді. Жауапты адам ортақ пошта жәшігіндегі хаттарды оқиды. Сайт хабарламалар жібереді. Бухгалтер өз жүйесінен құжат жібере алады. Нақты тізім аудит нәтижелері бойынша келісіледі. Осылайша Сіз орындаушымен бірге нені тексеру қажет болатынын нақты түсінесіз.

Жұмыс аяқталғаннан кейінгі жауапкершілікті нақтылап алыңыз. Телефонында ақау туындаған қызметкер кімге жүгінеді? Формадағы қатені кім түзейді? Жаңа әріптестердің есептік жазбаларын кім басқарады? Жауаптар мердігерді де, ішкі команданы да қамтуы тиіс. Платформа ауысқаннан кейін де пошта басқаруды талап ете береді.

Қандай уәделер күмән тудыруы тиіс

Жіберушілерді зерттемей тұрып хаттардың толық жеткізілуіне уәде беру таңдау үшін пайдалы негіз бола алмайды. Хаттың қабылдануына қабылдаушы тараптың ережелері де әсер етеді. Сіздің тапсырмаңыздың нәтижесі қалай сипатталатынын және тексерілетінін, сондай-ақ оған қандай шектеулер әсер етуі мүмкін екенін түсіндіруді сұраңыз.

Аудиттің болмауы белгісіз тұстарды қалдырады. Егер орындаушы кіру рұқсаты, домен, хаттар тарихы және байланысты бағдарламалар туралы сұрамаса, жұмыстың маңызды бөліктері бағалауға енбей қалуы мүмкін. Талқылауды бастапқы деректер тізімімен толықтырыңыз. Ыңғайлы тізім поштаны көшіруге нені дайындау керек деген мақалада бар.

Барлығына «сіздер жақтан біреу» жауап береді деген сөз де күмән тудырады. Сайт, есепке алу жүйесі және домен үшін нақты қатысушылар қажет. Мәліметтерді кім беретінін, шешімдерді кім келісетінін және жұмысты кім растайтынын бекітіп алыңыз. Бұл жобаны басқару мәселесін орындаушының ішкі технологиясын білмей-ақ талқылауға болады.

Мердігерді техникалық терминдердің көптігіне қарап бағаламаңыз. Жақсы жауап басшыға шарттар мен жауапкершілік шекарасын түсінуге мүмкіндік береді. Егер сөйлескеннен кейін сайт формалары мен күнтізбелердің жұмысқа кіретін-кірмейтіні түсініксіз болып қалса, жұмыс құрамына қайта оралыңыз. Бұл сұрақтар күрделі сипаттамадан алған әсерден маңыздырақ.

Келісілген жұмыстан кейін компания не алуы тиіс

Нәтиже деректер мен жұмыс сценарийлері арқылы сипатталады: қай пошта жәшіктері қолжетімді, қандай хаттар тарихын көру қажет, ортақ мекенжайды кім пайдаланады, хабарламалар қайдан жіберіледі. Контактілер мен күнтізбелер тапсырмаға бөлек енгізіледі. Шектеулер басшыға да, болашақ пайдаланушыларға да түсінікті болатындай етіп белгіленеді.

Жауапкершіліктің түсінікті тізімін сұраңыз. Компания әкімшілендіруге кім жауапты екенін, қателер бойынша кімге хабарласу керегін және көмек сұрау тәртібін білуі тиіс. Жеке сервер үшін сүйемелдеу мен резервтік көшірме жасау қосымша маңызға ие. Бұлтты шешім үшін де пайдаланушыларды және бағдарламалармен байланысты кім басқаратынын анықтау қажет.

ЯЩЕР корпоративтік поштаны веб-студия міндеттерімен бірге қарастырады. Егер сайт, CRM немесе 1С хат жібермей қалса, бұл мәселе бөлек талқыланады. Аудит кезінде қай қосылымдардың Сіздің тапсырмаңызға қатысты екенін анықтауға болады.

Серияның барлық материалдары

1. Поштаны Mail.ru для бизнеса қызметінен көшіру: жалпы шолу.
2. Корпоративтік поштаны қайда көшіруге болады: нұсқаларды салыстыру.
3. MX, SPF, DKIM және DMARC: бұл не және не үшін қажет.
4. Жеке пошта сервері немесе бұлт.
5. Поштаны көшіруге нені дайындау керек: компанияның чек-парағы.

Жиі қойылатын сұрақтар

Барлық компанияларға Mail.ru қызметінен кету қажет пе?

Шешім Сіз пайдаланатын өнімге, қолжетімділік шарттарына және міндеттеріңізге байланысты. Тегін қолжетімділікті шектеу туралы хабарлама барлық бизнес-шарттар үшін бірдей өзгерістер болатынын растамайды. Жеке кабинеттен немесе қолдау қызметінен өз тарифіңіздің шарттарын тексеріңіз. Содан кейін компания талаптарын ескере отырып, қазіргі платформаны сақтап қалу мен поштаны көшіру нұсқаларын салыстырыңыз.

Егер жәшік браузерде ашылса, поштаны көшіруге бола ма?

Браузер арқылы кіру тек осы жолмен қол жеткізу мүмкіндігін растайды. Поштаны көшіру мүмкіндігін бағалау үшін бастапқы жәшіктің күйі мен қолжетімді мүмкіндіктерге аудит жүргізу қажет. Мұндай тексеруге дейін қызметкерлерге нәтиже туралы уәде бермеңіз. Талқылауға қосқыңыз келетін жергілікті хат алмасу тарихын, контактілер мен күнтізбелерді бөлек көрсетіңіз.

Күнтізбелер мен контактілер хаттармен бірге көше ме?

IMAP арқылы хаттар мен қалталар көшіріледі. Күнтізбелерді, контактілер мен тапсырмаларды бөлек қарастыру қажет. Оларды деректер тізіміне қосып, қолжетімділігі мен жұмыс құрамын келісіп алыңыз. Бұл мәліметтердің қызметкердің телефонында болуы олардың қайда сақталатынын көрсетпейді.

Пошта өзгертілгеннен кейін сайт неге істемей қалды?

Сайт хабарламаларды пошта провайдерінің SMTP хаттамасы арқылы жіберуі мүмкін. Оның баптаулары қызметкерлердің жәшіктерге кіруінен бөлек қарастырылады. Сайтқа жауапты маманнан нақты форманы және қате туралы хабарламаларды тексеруді сұраңыз. Тапсырмаға CRM, 1С және басқа да белгілі жіберушілерді қосыңыз.

Техникалық командасы жоқ басшыға неден бастаған жөн?

Үйлестірушіні тағайындаңыз, мекенжайлар мен олардың иелері туралы мәліметтерді және бағдарламалар тізімін жинаңыз. Байқалған қателерді және қажетті жұмыс сценарийлерін жазып алыңыз. Осы тізіммен аудитке жүгінуге болады. Платформаны таңдау үшін жеткізушінің шарттарын бөлек нақтылап, компанияның заңгерімен деректерге қойылатын талаптарды талқылаңыз.