Корпоративтік поштаны көшіруге не дайындау керек: компанияға арналған чек-парақ

Корпоративтік поштаны түгендеу деген не

Корпоративтік поштаны түгендеу дегеніміз мекенжайлардың, пайдаланушылардың, деректердің және байланысты жүйелердің тізбесін жасау. Ол мына сұрақтарға жауап береді: хаттарды кім оқиды, олар қайдан жіберіледі, қайда сақталады және кім шешім қабылдайды. Егер поштаны бірнеше адам мен бағдарлама пайдаланса, мұндай тізбе тіпті шағын компанияға да қажет.

Компания тарапынан бір үйлестіруші тағайындаңыз. Ол жауаптарды жинайды, анықталмаған тұстарды белгілейді және даулы мәселелерді басшыға жеткізеді. Жүйелік әкімші баптауларды біледі, бірақ бухгалтерияның бұрынғы қызметкердің хат-хабарларын неліктен сақтап отырғанын білмеуі мүмкін. Оны пайдалану туралы шешімді процесс иесі растауы керек.

Әр жазба үшін мәліметтің дереккөзін белгілеп отырыңыз. Әкімші панеліндегі тізімді бөлімдердің жауаптарымен толықтырған пайдалы. Онда кезінде сайт хабарламаларын жіберу үшін бапталған жеке жәшік болмауы мүмкін. Егер мекенжайдың мақсаты белгісіз болса, солай деп жазыңыз. Атауының ұқсастығына қарап, оған иесін тағайындамаңыз.

Жалпы мәнмәтін мен шешім нұсқалары бизнеске арналған Mail.ru қызметінен поштаны көшіру жөніндегі нұсқаулықта жинақталған. Мұндағы міндет нақтырақ: өз компанияңыз туралы мәліметтерді және компания шешуге тиіс мәселелерді дайындау.

Жәшіктер мен иелердің тізімін қалай жасау керек

Әр пошта мекенжайы үшін бөлек жол ашыңыз. Мекенжайдың нақты жазылуын, қызметкердің немесе бөлімнің атын, мақсатын және қазіргі платформасын жазып алыңыз. Күйін көрсетіңіз: пайдаланылады, архив сақталады, иесі белгісіз. Бұл белгілер белсенді хат-хабарларды тізімде ғана қалып қойған мекенжайлардан ажыратуға көмектеседі.

Иені және пайдаланушыларды бөліп қарастырыңыз. Иесі жәшіктің мақсатына жауап береді және шешімдерді растайды. Пайдаланушылар бірнешеу болуы мүмкін. Сатып алу мекенжайы үшін бұл бөлім басшысы мен жеткізушілермен жұмыс істейтін қызметкерлер. Хаттарды кім оқуы керек екенін және бөлім атынан кім жауап беруі қажет екенін көрсетіңіз.

Бұрынғы қызметкерлерге қатысты басшының шешімін алыңыз: кіріс өтініштерді қабылдау үшін мекенжай қажет пе, архивпен жұмыс істеуге кімнің құқығы бар, аяқталмаған мәселелерге кім жауапты? Адам енді штатта жоқ деген себеппен мұндай жазбаларды дайындық тізімінен алып тастамаңыз. Мекенжай шарттар мен серіктестердің хат-хабарларында қалуы мүмкін.

Деректердің шамамен көлемі белгілі болса, оны және маңызды папкаларды көрсетіңіз. Көлемі белгісіз болса, «нақтылау» белгісін қойыңыз. Жұмыс компьютерлеріндегі хаттар туралы бөлек сұраңыз. «Бәрі браузерде бар» және «архив пошта бағдарламасында сақтаулы» деген мәліметтер әртүрлі бастапқы жағдайларды сипаттайды.

Бөлімдерден мекенжайлардың жазылуын тексеруді сұраңыз. Бір әріптегі қате жәшік жоқ деген әсер қалдыруы мүмкін. Бірнеше домен болған жағдайда әрбір мекенжайдың қайсысына тиесілі екенін көрсетіңіз. Компанияның ескі атауларын және маңдайша немесе сайт ауысқаннан кейін де өтініштер қабылдауды жалғастырып жатқан бөлімшелердің мекенжайларын белгілеңіз.

Алиастар, ортақ жәшіктер және қайта бағыттаулар

Алиас дегеніміз жәшікпен байланысқан қосымша пошта мекенжайы. Оны бірден жеке пайдаланушы деп санауға болмайды. Ортақ пошта жәшігі бірнеше қызметкердің бірлесіп жұмыс істеуіне арналған мекенжай. Мұндай жұмыстағы нақты құқықтар мен мүмкіндіктер таңдалған жүйеге байланысты.

Поштаны қайта бағыттау дегеніміз кіріс хаттарды белгіленген ереже бойынша басқа мекенжайға жіберу. Бастапқы мекенжайды, алушыны және іскерлік себебін жазып алыңыз. Бұл ережені сақтау қажет пе және оны кім мақұлдағанын білу маңызды. Хаттарды қызметкерлердің жеке поштасына қайта жіберу мәселесін әсіресе мұқият қарастырыңыз.

Әртүрлі ұғымдарды «қосымша пошта» жолына біріктірмеңіз. Мекенжай басшының алиасы, бөлімнің жеке жәшігі немесе алушылар тобының мекенжайы болуы мүмкін. Мердігерге бастапқы байланыс қажет, ал компанияға бұл мекенжайды әрі қарай қалай пайдаланатыны туралы шешім керек.

Ойдан шығарылған мысалда компания өтінімдерді сату бөлімінің мекенжайына қабылдайды. Екі менеджер өтініштерді оқиды, басшы жауаптарды бақылайды, ал жарнамалық материалдарға арналған мекенжай сол жәшікке байланысқан алиас ретінде қызмет етеді. Тізілімде бұлар мақсаттары әртүрлі, өзара байланысты жазбалар болады. Мысал оқу мақсатында келтірілген және студия клиентін сипаттамайды.

Ортақ мекенжайдан кім жауап беретінін және әріптестер жіберілген жауаптарды қайдан көретінін көрсетіңіз. Егер қызметкерлер қазір хаттарды бір-біріне қолмен қайта жіберіп отырса, осы әдетті сипаттаңыз. Бұл болашақ бірлескен жұмысқа қойылатын талап, оны платформаны таңдамас бұрын талқылаған жөн.

Қандай телефондар мен пошта бағдарламаларын ескеру керек

Пошта клиенті дегеніміз хаттармен жұмыс істеуге арналған бағдарлама. Ол компьютерге немесе телефонға орнатылуы мүмкін. Браузер арқылы кіруді де тіркеңіз, бірақ оны компьютердегі бағдарламадан бөлек көрсетіңіз. Пошта сайты арқылы сәтті кіру басқа құрылғыдағы бағдарламаның күйін растамайды.

Әр қызметкердің құрылғысын, қосымшасының атауын және пайдаланатын мекенжайларын жазып алыңыз. Компьютердің барлық сипаттамаларын жинаудың қажеті жоқ. Жауапты адамдары бар жұмыс орындарын анықтау жеткілікті. Егер қызметкер үйдегі ноутбуктан немесе екінші телефоннан жұмыс хаттарын жазса және компания мұндай қолжетімділікті мақұлдаса, сол құрылғыны да көрсетіңіз.

Жергілікті архивтер туралы сұраңыз. Пайдаланушы ескі хаттарды тек бір компьютерден ғана көруі мүмкін. Мұны тізілімде белгілеп, қажетті хат-хабарды көрсете алатын қызметкерді атаңыз. Қосымшада қалтаның болуын поштаның веб-нұсқасында да дәл осы деректер бар екеніне дәлел деп санамаңыз.

Қосымша бойынша көмек қажет болатын қызметкерлердің байланыс деректерін нақтылаңыз. Алматы, Астана және Қазақстанның басқа қалаларындағы филиалдар үшін жергілікті жауапты маманды көрсеткен пайдалы. Бұл әр кеңсенің жауаптарын жинауға және поштамен жұмыс істеудің жаңа шарттарын кімге түсіндіру керектігін алдын ала түсінуге мүмкіндік береді.

Сайттар, CRM, 1С және басқа жіберушілер

Хат жіберетін жүйелердің бөлек тізімін жасаңыз. Оған сайт формаларын, интернет-дүкенді, CRM, 1С, жазылу сервисін, принтерлер мен сканерлерді қосыңыз. Қызметкерлерден автоматты түрде қандай хабарламалар алатынын сұраңыз. «Сайттан өтінімдер келеді» деген жауапты сайт атауымен және оған жауапты адаммен толықтыру қажет.

SMTP электрондық поштаны жіберу хаттамасы. Бағдарламадағы жіберуші баптаулары нақты пошта сервисімен байланысты. Платформаны ауыстырудың өзі бұл қосылымдармен не болатынын көрсетпейді. Әрбір жүйені талқыланатын жұмыс көлеміне қосу қажет.

Әр жіберуші үшін хаттың мақсатын жазып алыңыз. Менеджерге арналған хабарлама, сатып алушыға арналған шот және кіруді қалпына келтіру әртүрлі міндеттерді шешеді. Жіберушінің мекенжайын, алушыларды, жүйе иесін және оны сүйемелдеу бойынша байланыс дерегін көрсетіңіз. Егер баптаулар белгісіз болса, оларды бере алатын адамды белгілеңіз.

Сирек пайдаланылатын функцияларды қосыңыз. Күнделікті пошта туралы сөйлескенде ай сайынғы есеп немесе скан жіберу назардан тыс қалып қоюы мүмкін. Дайындық үшін мұндай тәуелділіктер мен жауаптыларды тізіп шығу жеткілікті.

Домен мен қолжетімділікті кім басқарады

Домен дегеніміз компания, мысалы, сайт пен пошта мекенжайларында пайдаланатын атау. Доменді басқару сайтты басқарудан бөлек кабинетте және басқа мердігердің қарауында болуы мүмкін. Тіркеушіні, кабинет иесін және домен жазбаларын басқаратын адамды табыңыз. Байланыс деректері мен қолжетімділік күйін жазып алыңыз.

Құпия сөзді білуді шешім қабылдау құқығынан ажыратыңыз. Қызметкердің техникалық қолжетімділігі болуы мүмкін, бірақ өзгерістерді келісу өкілеттігі болмауы мүмкін. Басшы компания атынан жауапты тұлғаны атауы тиіс. Егер кабинет бұрынғы мердігерге тиесілі болса, қолжетімділік туралы мәселені алдын ала белгілеп, оны шешетін адамды тағайындаңыз.

Жұмыс құжатында қолжетімділіктің бар-жоғын және оның иесін көрсету жеткілікті. Барлық қызметкерлерге арналған ортақ кестеге құпия сөздерді орналастырмаңыз. Қажетті рұқсаттарды беру тәсілін жауапты маманмен келісіңіз. Кіруді қалпына келтіру және растау құралдары кімге қолжетімді екенін нақтылаңыз, әсіресе олар жеке телефонмен байланысты болса.

Көшіру үшін бастапқы пошта жәшіктеріне жұмыс істейтін қолжетімділік қажет. Браузер арқылы кіру мен сыртқы бағдарламаларға арналған қолжетімділік әртүрлі болуы мүмкін. Егер қолжетімділіктің бір бөлігі жоқ болса, шектеуді ашық жазыңыз. БАҚ хабарламалары бойынша, 12.06.2026 бастап Mail.ru IMAP, POP3 және SMTP бойынша тегін қолжетімділік шарттарын өзгертті. Өз тарифіңіздің шарттарын кабинетте немесе қолдау қызметінен тексеріңіз. Бұл хабарламаны бүкіл корпоративтік поштаға жатқызбаңыз.

Компания қандай шешімдер қабылдауы керек

Сақталатын деректердің құрамын және пайдаланушылардың құқықтарын бекітетін адамды таңдаңыз. Контактілерді, күнтізбелерді және тапсырмаларды бөлек келісіңіз. IMAP хаттармен және қалталармен жұмыс істейді. Күнтізбелер мен контактілер бөлек жұмысты талап етеді, сондықтан оларды «барлығын көшіру» деген жалпы тілекпен шектеуге болмайды.

Міндетті мүмкіндіктерді көрсетіңіз: ортақ мекенжаймен жұмыс істеу, телефоннан кіру, архив бойынша іздеу, CRM-мен байланыс. Міндетті талап пен қызметкердің тілегін ажыратыңыз. Қызмет көрсету үлгісін таңдау үшін өзіңіздің пошта серверіңіз бен бұлтты поштаны салыстыруды пайдаланыңыз.

Ұйым ішінде деректерді сақтау мен өңдеуді келісіңіз. Қазақстандағы компания үшін талаптар салаға және шарттарға байланысты болуы мүмкін. Хат-хабарды орналастыру мәселелерін заңгермен тексеріңіз. Шетелдік сервистердің қолжетімділік және төлем шарттарын жеткізушіден нақтылаңыз. Бұл шешімдерді бір пайдаланушының таныс интерфейсті қалауымен алмастыруға болмайды.

Әр бөлім тарапынан нәтижені кім қабылдайтынын анықтаңыз. Бухгалтерия өз жұмыс мекенжайларын тексереді, сату бөлімі ортақ хат-хабарды растайды, сайт иесі хабарламалар үшін жауап береді. Күтілетін мүмкіндіктерді қарапайым сөздермен жазыңыз. Осылайша келісу компанияның міндеттеріне сүйенетін болады.

Көшіріп алуға және басып шығаруға арналған чек-лист

Тізімді құжатқа көшіріңіз. Әр тармақтың тұсына жауапты адамды жазып, «дайын», «нақтылау» немесе «пайдаланылмайды» деп белгілеңіз. Бос өрісті нақты сұрақпен алмастырған дұрыс. Үйлестіруші жауапты кімнен алу керектігін көруі тиіс.

1. Компания және домендер: ____________________. Үйлестіруші және оның байланыс деректері: ____________________.
2. Барлық пошта мекенжайлары тізілген. Әрқайсысы үшін мақсаты, иесі, пайдаланушылары және күйі көрсетілген.
3. Алиастар негізгі жәшіктермен сәйкестендірілген. Қосымша домендер мен ескі мекенжайлар ескерілген.
4. Ортақ жәшіктер сипатталған. Хаттарды кім оқитыны және бөлім атынан кім жауап беретіні көрсетілген.
5. Қайта бағыттаулар алушыларымен бірге тізілген. Әрқайсысының қажеттілігін жауапты маман растаған.
6. Бұрынғы қызметкерлердің мекенжайлары белгіленген. Хат-хабар мен қолжетімділік туралы шешімдерді басшы келіскен.
7. Компьютерлер, телефондар және пошта клиенттері тізілген. Құрылғыларға жауаптылар белгілі.
8. Жергілікті архивтер белгіленген. Контактілер, күнтізбелер және тапсырмалар бөлек талаптар ретінде көрсетілген.
9. Сайттар, CRM, 1С және хат жіберу құрылғылары тізілген. Олар үшін иелері мен сүйемелдеу бойынша байланыс деректері көрсетілген.
10. Доменге және поштаны басқаруға қолжетімділік табылған. Иелері мен қалпына келтіру құралдары белгілі.
11. Қолжетімсіз жәшіктер мен белгісіз баптаулар тізілген. Әрбір олқылық бойынша жауапты маман тағайындалған.
12. Міндетті мүмкіндіктер мен сақтау ережелері келісілген. Қабылдау үшін бөлім өкілдері тағайындалған.

Чек-листке мекенжайлар, құрылғылар және жіберушілер тізілімдерін қоса беріңіз. Шешілмеген мәселелерді бөлек сақтаңыз. Бұл жиынтық компанияның ағымдағы жұмысын көрсетуі тиіс, ал басшының шешімдері қызметкерлердің болжамдарынан ажыратылып көрсетілуі керек.

Жиі қойылатын сұрақтар

Қызметкерлер тізімінен бастауға бола ма?

Иә, оны негіз ретінде пайдаланып, бөлімдердің, бұрынғы қызметкерлердің және бағдарламалардың мекенжайларымен толықтырыңыз. Бір адамда бірнеше мекенжай болуы мүмкін. Ортақ жәшікті бірнеше адам пайдалана алады. Сондықтан штаттық тізім пошта мен оған байланысты жүйелердің тізілімін алмастыра алмайды.

Алиас көшіруге арналған тағы бір жәшік пе?

Алиас жәшікпен байланысқан қосымша мекенжай. Осы байланысты және мекенжайдың не үшін қолданылатынын жазып алыңыз. Тексермей, оны жеке пайдаланушы деп есептемеңіз. Жаңа платформада мекенжайдың қалай жұмыс істеуі керегін және оның атынан жауап беру құқығын келісіп алу қажет.

Құпия сөздерді бір кестеге жинау керек пе?

Ортақ құжатта кіру құқығы кімде екенін, оның күйін және шешілмеген мәселелерді көрсетіңіз. Кіру деректерін беруді жауапты маманмен талқылаңыз. Кіруді қалпына келтіру және растау құралдарын ескеріңіз. Дайындыққа қатысатындардың бәрі оқитын тізім құпия сөздердің ортақ қоймасына айналмауы тиіс.

Қызметкерлер поштаны қолмен жіберетін болса, сайтты қосу керек пе?

Иә, автоматты хабарламаларды бөлек тексеріңіз. Формаларға, құпия сөзді қалпына келтіруге және құжаттарға қатысты хаттар қызметкердің қатысуынсыз жіберілуі мүмкін. Әр сайтты, хаттардың мақсатын және оны сүйемелдейтін маманның байланыс деректерін көрсетіңіз. Егер функция пайдаланылмаса, мұны сайт иесімен растап, шешімді жазып алыңыз.

Мәліметтердің бір бөлігі белгісіз болса, не істеу керек?

«Нақтылау» деген анық белгі қойып, жауабын табатын адамды тағайындаңыз. Белгілі мәліметтерді анықталмаған тұстардың тізімімен бірге маманға беріңіз. Баптаулар мен иелерді ойдан шығармаңыз. Бастапқы жәшікке кіру мүмкін болмаса немесе доменге кіру деректері белгісіз болса, мұны тапсырманың шектеуі ретінде белгілеу қажет.