Корпоративтік поштаны қайда көшіруге болады: нұсқаларды салыстыру

Корпоративтік пошта деген не және Сіз нақты нені таңдайсыз

Корпоративтік пошта дегеніміз компания жұмыс хат-хабары үшін пайдаланатын пошта. Өз доменіндегі мекенжай хат алмасуды ұйыммен байланыстыруға көмектеседі. Бірақ таңдау тек мекенжаймен шектелмейді. Компанияға қолжетімділікті басқару, қызметкерлердің жұмысы және қызмет көрсету үшін жауапкершіліктің нақты бөлінуі қажет.

Бұлтты пошта дегеніміз пошта жүйесін жеткізуші орналастырып, оған қызмет көрсететін қызмет түрі. Компания өзіне қатысты бөлікті: пайдаланушыларды, қолжетімділікті және жұмыс ережелерін басқарады. Міндеттердің нақты бөлінісін шарттан тексеріп алу қажет. «Бұлт» сөзінің өзі жәшік қолжетімсіз болған жағдайда кім көмектесетініне жауап бере алмайды.

Жеке пошта сервері дегеніміз орналастырылуы мен техникалық жұмысына компания немесе оның мердігері жауап беретін жүйе. Орналастыруды басқару мүмкіндігімен бірге міндеттемелер де пайда болады. Жаңартулар, спамнан қорғау, резервтік көшіру және ақаулық орын алғанда жөндей алатын мамандар керек. Бұл нұсқаны команданың талаптары мен ресурстарына қарап таңдаңыз.

Нені таңдап жатқаныңызды бөлек сипаттап алыңыз. Мүмкін, компанияға тек жұмыс хат-хабары ғана қажет болар. Немесе қызметкерлер ортақ күнтізбелер мен контактілерді пайдаланатын шығар. Бұл міндеттер талаптар тізіміне жеке жол болып жазылуы тиіс. Пошта жәшігінің болуы бірлескен жұмысқа қажетті құралдардың бәрі бар екенін өздігінен растамайды.

Платформаларды салыстырмас бұрын қандай талаптарды жинау керек

Адамдар мен мекенжайлардан бастаңыз. Қызметкерлерді, қызметтік жәшіктерді және бөлімшелер мекенжайларын жазып алыңыз. Сату бөліміне, бухгалтерияға және қолдау қызметіне түскен өтініштерді кім көруі керек екенін нақтылаңыз. Мекенжайдың атауы оның қалай құрылғанын көрсетпейді. Бір ғана мекенжайдың артында хаттарды қабылдау мен өңдеудің әртүрлі тәсілдері жасырынуы мүмкін.

Ортақ мекенжайдағы хаттарды оқу, жіберу және хат алмасу тарихы кімге қажет екенін анықтаңыз. Әр қызметкерге қолжетімділікті жеке тағайындау қажет пе, соны белгілеңіз. Қызметкер жұмыстан шыққанда немесе демалысқа кеткенде не болатынын талқылаңыз. Бұл мәліметтер платформаның нақты мүмкіндіктерін тексеруге және компанияның жұмыс ережелерін назардан тыс қалдырмауға көмектеседі.

Бағдарламалар тізімін жасаңыз. Тізімге пошта клиенттерін, телефондарды, сайтты, CRM, 1С, принтерлер мен сканерлерді қосыңыз. Әр жүйе бойынша баптауға жауапты тұлғаны және хаттардың мақсатын көрсетіңіз. Сатып алушыға арналған шот пен сайт әкімшісіне арналған хабарлама бір ғана жәшік арқылы жіберілуі мүмкін, бірақ олар әртүрлі процестерге қызмет етеді.

Қолдау қызметін анықтап алыңыз. Аккаунттарды кім ашады? Басшының қолжетімділігін кім қалпына келтіреді? Есепке алу жүйесінен хат жіберу кезіндегі қатені кім жөндейді? Таңдау жасағанға дейін осы сұрақтардың жауабын бекітіп алыңыз. Жеке әкімшіңіз болмаса, мердігер қандай көмек көрсетуі керектігін және сервис жеткізушісімен қандай сұрақтарды шешуге тура келетінін бағамдаңыз.

Талаптарды міндетті және қалаулы деп бөліңіз. Әрбір міндетті талап бойынша оны растау тәсілін жазып қойыңыз. Мысалы, қызметкер поштаны үйреншікті бағдарламадан оқуы керек, ал бухгалтерия құжаттарды өзінде орнатылған 1С жүйесінен жіберуі тиіс. Сізге үйлесімділік туралы жалпылама уәде емес, дәл өз қосымшаларыңыз бен қолжетімділіктеріңізге қатысты нақты жауап керек.

Яндекс 360, Google Workspace, Microsoft 365 және VK WorkSpace шешімдерін қалай салыстыруға болады

Кесте қай нұсқаны толығырақ зерделеу керектігін анықтауға көмектеседі. Бұл сапа рейтингі емес. Әр платформа бойынша өзіңіздің сценарийлеріңізді тексеру қажет. Қазақстандағы компания үшін қолжетімділікті, төлемді және келісімшарт талаптарын бөлек растаңыз: шарттарды жеткізушіден нақтылап алыңыз.

Атауы таныс болғандықтан, тексеруге атүсті қарау оңай. Қызметкерлердің Google немесе Microsoft өнімдерін қолдануы таңдалған шешімнің барлық жұмыс мекенжайы үшін жарамды екенін әлі білдірмейді. Жауапты адамдарға бірдей міндеттер тізімін беріңіз. Әрбір растаудың күні мен негізін белгілеп, жауаптарды сол тізім бойынша салыстырыңыз.

VK WorkSpace шешімі мен үйреншікті Mail.ru жәшігін бірдей ұсыныс деп санамаңыз. VK компаниясының бөлек корпоративтік өнімі бар. Қолданыстағы аккаунт пен жаңа корпоративтік қызмет көрсету шарттарын тиісті құжаттар бойынша зерделеу қажет. Экожүйе атауының ұқсас болуы шарт пен қолжетімділіктерді тексерудің орнын баса алмайды.

Яндекс 360 қызметін қарастырғанда да нақты бизнес міндеттерін талқылаңыз. Басшының жеке пошта жәшігінің болуы ұйым қызметкерлерін басқару мүмкіндіктерін көрсетпейді. Ортақ мекенжайлар мен бағдарламалар тізімін көрсетіңіз. Әр тармақ бойынша қажетті конфигурация туралы жауап алыңыз, ал ашық сұрақтарды расталғанға дейін салыстыру кестесінде қалдырыңыз.

Команданың жұмысына қарай нұсқаны қалай таңдауға болады

Егер қызметкерлер браузерде жұмыс істесе, веб-интерфейстегі үйреншікті әрекеттерді тексеріңіз. Ескі келісімшартты тауып, тіркемені ашыңыз, қажетті мекенжайдан жауап беріп, қалталармен жұмыс істеп көріңіз. Болашақ пайдаланушылардан қатысуды сұраңыз. Олардың қиындықтары орта ауысқаннан кейінгі оқыту мен қолдау көлемін бағалауға көмектеседі.

Егер пошта бағдарламалары мен телефондар маңызды болса, нақты қосымшаны тексеріңіз. IMAP: сервердегі хаттар мен қалталарға қол жеткізу хаттамасы. SMTP: пошта жіберу хаттамасы. Таңдалған жүйе үшін кіру мен қосылудың қажетті әдісіне қолдау бар екенін растап алыңыз. Қызмет сипаттамасындағы бір ғана «пошта» сөзі жеткіліксіз.

Егер ортақ хат-хабарды бірнеше адам өңдесе, олардың әрекеттерін бөлек қарастырыңыз. Клиентке кім жауап береді? Жіберілген жауапты кім көреді? Әріптесі болмаған кезде қолжетімділік кімде сақталады? Талаптарды түсінікті сөйлемдермен тұжырымдаңыз. Содан кейін таңдалған нұсқа бұл әрекеттерді ұйымыңызда қалай орындауға мүмкіндік беретінін тексеріңіз.

Егер пошта автоматтандыруда қолданылса, бағалауға сайт, CRM және 1С иелерін шақырыңыз. Әр жүйеден қандай хабарламалар жіберілетінін көрсетіңіз. Мұндай жіберушілердің үйлесімділігі браузер жұмысынан бөлек тексеріледі.

Бір бөлімге ыңғайлы екеніне сүйеніп, бүкіл компания үшін қорытынды шығаруға болмайды. Бухгалтерге, менеджерге және әкімшіге тексеру үшін әрқайсысының өз міндеттерін беріңіз. Нәтижелерді ортақ тізімге жинақтаңыз. Осылайша басшы қай платформа міндетті процестерді қамтитынын және қандай мәселелер қосымша шешуді талап ететінін көреді.

Өз пошта серверін қашан қарастырған жөн

Компания орналастыру талаптарын түсіндіріп, сүйемелдеуге жауаптыларды тағайындай алса, өз серверін қарастырған жөн. Міндеттер тізімі шешім қабылданғанға дейін дайын болуы тиіс. Сервердің резервтік көшірмесін жасау, оны жаңарту және спамнан қорғау қажет. Әрбір міндет үшін нақты адам немесе ұйым жауап береді.

Хаттардың жеткізілуін бөлек бағалаңыз. Өз сервері үшін PTR мен IP-мекенжайдың беделі маңызды. Өз серверінде орналастыру ірі пошта сервистеріне хаттардың жеткізілуіне кепілдік бермейді. Қызметкерлер пошта жәшіктерін аша алған күннің өзінде, сыртқы алушыларға хаттардың жеткізілуі пайдалану кезінде бөлек назар аударуды қажет етеді. Оны әкімшінің кіруін тексерумен анықтау мүмкін емес.

Іркіліс кезінде хабарласу тәртібін келісіп алыңыз. Қолжетімсіздікті кім байқайды? Қажетті құқықтар кімде бар? Резервтік көшірмелермен кім жұмыс істей алады? Талқылауға негізгі маманның орнында болмау жағдайын да қосыңыз. Егер жауаптар орнын басатын адамы жоқ жалғыз қызметкерге тіреліп тұрса, компания оның қолжетімділігіне тәуелді болып қала береді.

Бұлттық шешіммен салыстырғанда команданың бүкіл жұмысын ескеріңіз. Өз серверін ұстау тұрақты түрде орындалуы тиіс техникалық міндеттерді қамтиды. Бұлттық нұсқа да компания тарапынан жауапты адамды талап етеді. Айырмашылық жұмыстар мен жауапкершілік шекараларының бөлінуінде. Оларды таңдау жасамас бұрын бекітіп алу қажет.

Қазақстандағы компания нені ескеруі керек

Алматы, Астана және Қазақстанның басқа қалаларындағы бизнес үшін қызметті өз ұйымыңызға ресімдеу шарттарын тексеріңіз. Таңдалған нұсқаның қолжетімді екенін және оған төлем жасауға болатынын растаңыз. Таныс компанияның қорытындылары сіздің шартыңызға да қатысты деп есептемеңіз. Шарттар нақты жеткізуші мен ұсынысқа байланысты.

Деректерге қойылатын талаптарды заңгермен тексеріңіз. Корпоративтік хат-хабарды, дербес деректерді, салалық талаптар мен контрагенттер алдындағы міндеттемелерді талқылаңыз. Әңгімелесу үшін деректер құрамын және жеткізушінің құжаттарын дайындаңыз. Тек елдің немесе сервистің атауына қарап заңдық қорытынды жасауға болмайды.

Деректердің нақты қайда орналасқанын және таңдалған шарттар бойынша қолжетімділік шекарасын нақтылаңыз. Егер жеткізуші жалпылама жауап берсе, ұйымыңыз үшін құжат түріндегі негіздемені сұраңыз. Ашық сұрақты ашық күйінде қалдырыңыз. Растаудың болмауын таңдау кестесінде «сәйкес келеді» деген белгіге айналдырмаған жөн.

Бірнеше кеңсе болған кезде әр бөлімшенің талаптарын жинақтаңыз. Басшыға браузер жеткілікті болуы мүмкін, ал бухгалтерия бағдарламадан құжаттарды жіберуге тәуелді. Оларды ортақ критерийлер жиынтығы бойынша салыстырыңыз. Қызметкердің жұмыс орны мен лауазымы қажетті сценарийді табуға көмектеседі, бірақ қосылымды тексерудің орнын баса алмайды.

Артық уәде бермей, қорытынды шешімді қалай қалыптастыруға болады

Әр кандидат бойынша қысқаша карточка жасаңыз. Расталған міндетті талаптарды, ашық сұрақтар мен сүйемелдеуге жауаптыларды көрсетіңіз. Жауаптың дереккөзін сақтаңыз. Бұл маңызды сценарийді әртүрлі түсінгені кейін анықталса, таңдау негіздемесіне қайта оралуға мүмкіндік береді.

Егер екі нұсқа да міндетті тапсырмаларды қамтыса, жауаптылардың күнделікті жұмысын салыстырыңыз. Қызметкерлерге кім көмектеседі, қателерді кім талдайды және қол жеткізу құқықтарының тізімін кім жүргізеді? Карточкаларды болашақта сүйемелдеуге жауапты адамға көрсетіңіз. Оның сұрақтары әлі ешкім мойнына алмаған міндеттерді табуға көмектеседі. Егер міндетті талап расталмаса, ол бойынша нақты жауап сұраңыз. Сервистің жалпы таныстырылымы сіздің жұмыс процесіңізге қатысты сұраққа жауап бермейді.

Деректер құрамын бөлек жолға жазыңыз. IMAP арқылы хаттар мен қалталар көшіріледі. Күнтізбелер мен контактілерді бөлек қарастыру қажет. Оларды «бәрі» деген бір сөзбен біріктірмеңіз. Қызметкерлер қандай жұмыс мәліметтері тапсырмада ескерілгенін және тағы нені талқылау керектігін түсінуі тиіс.

Бастапқы пошта жәшіктеріне қолжетімділікті тексеріңіз. Көшіру мүмкіндігі оларға қол жеткізуге байланысты, ал нақты шарттар аудит барысында анықталады. Жаңа платформаны таңдаудың өзі ескі хат-хабарға жабылған қолжетімділікті қалпына келтірмейді. Бұл мәселені шарт жасасуға дейін созбай, тапсырмаға енгізу қажет.

Егер сайт қазірдің өзінде хаттар жібермей тұрса, мәселені платформа таңдаудан бөлек белгілеңіз. Ол өтініштерді өңдеуге әсер етеді және сайт иесінің қатысуын талап етеді.

Жиі қойылатын сұрақтар

Шағын компания үшін қандай корпоративтік пошта жақсырақ?

Міндетті жұмыс міндеттеріне қарай таңдаңыз. Қызметкерлердің, ортақ мекенжайлардың, телефондардың және хат жіберу бағдарламаларының тізімін жасаңыз. Расталған мүмкіндіктер мен қолдау қызметін салыстырыңыз. Компания көлемінің өзі платформаны таңдауды анықтамайды. Тіпті шағын команда да ортақ мекенжайлар мен құжаттарды автоматты түрде жіберуге тәуелді болуы мүмкін.

Өз доменіңіздегі мекенжайларды сақтап қалуға бола ма?

Домендегі мекенжайларды сақтап қалуды талаптарға енгізіңіз. Доменді басқаруға қол жеткізу мүмкіндігін және пайдаланылатын мекенжайлардың толық тізімін тексеріңіз. Ортақ мекенжайлар мен бүркеншік мекенжайлардың қалай жұмыс істейтінін нақтылаңыз. Мұның мүмкіндігі мен жұмыс құрамы поштаңыздың жай-күйіне және қол жеткізу мүмкіндіктеріне қарай анықталады.

Күнтізбелер мен контактілер хаттармен бірге көше ме?

IMAP арқылы хаттар мен бумалар тасымалданады. Күнтізбелер мен контактілер бұл протоколмен берілмейді. Мұндай деректер мен олардың иелерінің бөлек тізімін жасаңыз. «Корпоративтік пошта» ұғымы қызметкерлердің әртүрлі міндеттерін көмескілеп тастамауы үшін, әр тармақ бойынша күтілетін нәтижені келісіп алыңыз.

Жеке сервер мердігерге тәуелділіктен арылта ма?

Ол жауапкершіліктің бөлінісін өзгертеді. Компанияға бәрібір әкімшілендіру біліктілігі, қорғаныс, жаңартулар және резервтік көшіру қажет болады. Егер бұл міндеттерді мердігер атқарса, онымен қарым-қатынас жүйе жұмысының бір бөлігі болып қала береді. Қолжетімділіктерді, міндеттерді және сүйемелдеуші маманды ауыстыру тәртібін бекітіңіз.

Сайт пен CRM баптауларын өзгерту керек пе?

Оларды бөлек тексеріңіз. Сайт, CRM және басқа бағдарламалар көбінесе хаттарды компанияның SMTP сервері арқылы жібереді. Жәшіктің браузерде жұмыс істеуі хаттардың осылай жіберілетінін растамайды. Жүйелер тізімін жасап, әрқайсысын тексеруге жауапты адамды тағайындаңыз. Нәтижені жаңа поштаға қойылатын талаптарға енгізіңіз.