Сколько компания теряет на ручном вводе заказов: формула и пример расчёта
Содержание
Собственники редко видят стоимость ручного ввода заказов: она размазана по зарплатам менеджеров, отменам и мелким ошибкам. Но если её посчитать, сумма часто оказывается больше, чем стоимость автоматизации за год.
Ниже формула, которой ЯЩЕР пользуется на аудите, и пример расчёта.
Из чего складываются потери
- Рабочее время. Менеджер получает заказ в мессенджере или почте, ищет позиции в учётной системе, проверяет цену и остаток, создаёт документ, отправляет счёт. На один заказ уходит от 5 до 20 минут.
- Ошибки в ценах и скидках. Неверный тип цены, забытая скидка или лишняя скидка.
- Отмены и недопродажи. Товара не оказалось, клиент ушёл к конкуренту.
- Пересорт и возвраты. Перепутанные артикулы, неверные единицы измерения.
- Задержки. Заказ, пришедший в 19:00, обрабатывается утром, а клиент за это время заказывает в другом месте.
- Замороженный остаток. Резервы, которые никто не снимает.
- Нагрузка на бухгалтерию. Запросы актов сверки и документов, которые клиент мог бы получить сам.
Формула
Потери в месяц = часы ручной работы × полная стоимость часа
+ отменённые заказы × средняя маржа заказа
+ ошибки в ценах и скидках
+ стоимость возвратов и пересорта
+ стоимость замороженного остатка
Полная стоимость часа включает не только зарплату, но и налоги, рабочее место и управление.
Пример расчёта
Условный дистрибьютор: 4 менеджера, 60 заказов в день, 22 рабочих дня.
| Статья | Как считаем | Результат |
|---|---|---|
| Ручной ввод | 60 заказов × 12 минут × 22 дня | 264 часа в месяц |
| Стоимость часа | условно 4 000 тенге с налогами | 1 056 000 тенге |
| Отмены | 3% от 1 320 заказов × маржа 15 000 тенге | 594 000 тенге |
| Ошибки в ценах | 1% от 1 320 заказов × 10 000 тенге | 132 000 тенге |
| Итого | около 1,8 млн тенге в месяц |
Цифры в примере условные. Ваши показатели будут другими, и именно поэтому их нужно считать на реальных данных.
Что автоматизировать в первую очередь
- Приём заказа. B2B-портал с быстрым заказом и повтором.
- Проверку цены и остатка. Автоматически, в момент заказа.
- Создание документа в учёте. Заказ попадает в 1С или МойСклад без переноса.
- Задачу менеджеру. В Битрикс24 или другой CRM, если нужна проверка.
- Статусы и документы. Клиент видит их сам и не звонит.
Менеджер при этом не исчезает. Он перестаёт быть оператором ввода и начинает заниматься продажами: новыми клиентами, допродажами и спорными случаями.
Чего не даст автоматизация
- Не исправит беспорядок в номенклатуре: сначала нужно навести порядок в справочниках.
- Не заменит правила ценообразования, если их нет на бумаге.
- Не уберёт отмены, если склад физически не успевает отгружать.
Как собрать данные за две недели
Если точных данных нет, начните с простой фиксации:
- сколько заказов пришло и по каким каналам;
- сколько времени заняла обработка каждого;
- сколько заказов пришлось исправлять после создания;
- сколько звонков было по статусам и документам.
Этого достаточно для первой оценки.
Частые вопросы
Как быстро окупается автоматизация приёма заказов?
При потерях от 1 млн тенге в месяц и бюджете на внедрение в пределах нескольких месяцев этих потерь срок окупаемости обычно меньше года. Точнее покажет аудит.
Нужно ли сокращать менеджеров?
Не обязательно. Чаще высвобожденное время уходит на продажи и рост без найма новых сотрудников.
С чего начать, если данных нет?
С двух недель фиксации, описанной выше, или с аудита, в котором данные собираются из учётной системы.
