Электронный документооборот с дилерами: ЭЦП и документы в кабинете
Документы часто становятся самым медленным звеном в работе с дилерами. Счёт ушёл по почте, накладная потерялась, акт сверки ждут неделю, оригиналы договоров ездят курьером. При этом все документы уже есть в учётной системе.
Уровни документооборота
Уровень 1. Документы в кабинете
Счета, накладные, акты, акты сверки формируются в 1С и автоматически появляются в кабинете дилера в PDF. Дилер скачивает их сам, без запроса менеджеру или бухгалтеру.
Уровень 2. Подписание в кабинете
Документы, которые требуют подписи, подписываются ЭЦП прямо в кабинете. В Казахстане для этого используются ключи ЭЦП НУЦ РК и программные средства для работы с ними в браузере.
Уровень 3. Юридически значимый ЭДО
Обмен документами через операторов электронного документооборота с юридической значимостью. В этом случае кабинет может показывать статусы документов и давать ссылку на них, а сам обмен идёт через оператора, интегрированного с 1С.
Что важно учесть
- документы формируются в учётной системе, а не на портале;
- у каждого документа есть статус: создан, отправлен, подписан, отклонён;
- дилер видит только свои документы и документы своих юрлиц;
- бухгалтерия видит, кто и когда скачал или подписал документ;
- хранение подписанных документов и их подписей.
Частые вопросы
Достаточно ли PDF в кабинете?
Для копий и сверки да. Для юридически значимых документов нужен оператор ЭДО или подписание ЭЦП.
Можно ли подписывать ЭЦП в браузере?
Да, с использованием соответствующего программного обеспечения на стороне пользователя. Требования к нему нужно учитывать при проектировании.
Нужна ли доработка 1С?
Для выдачи документов в кабинет обычно нужна выгрузка печатных форм и статусов.
