Что подготовить к переезду корпоративной почты: чек-лист компании

Что такое инвентаризация корпоративной почты

Инвентаризация корпоративной почты это перечень адресов, пользователей, данных и связанных систем. Она отвечает на вопросы: кто читает письма, откуда они отправляются, где хранятся и кто принимает решения. Такой перечень нужен даже небольшой компании, если почтой пользуются несколько людей и программ.

Назначьте одного координатора со стороны компании. Он собирает ответы, отмечает пробелы и передаёт спорные вопросы руководителю. Системный администратор знает настройки, но может не знать, зачем бухгалтерия хранит переписку бывшего сотрудника. Решение о её использовании должен подтвердить владелец процесса.

Для каждой записи отмечайте источник сведений. Список из панели администратора полезно дополнить ответами отделов. В нём может не оказаться личного ящика, через который когда-то настроили уведомления сайта. Если назначение адреса неизвестно, так и напишите. Не приписывайте ему владельца по похожему имени.

Общий контекст и варианты решения собраны в руководстве по переносу почты с Mail.ru для бизнеса. Здесь задача уже: подготовить сведения о своей компании и вопросы, которые требуют её решения.

Как составить список ящиков и владельцев

Заведите отдельную строку на каждый почтовый адрес. Запишите точное написание, имя сотрудника или отдела, назначение и текущую платформу. Укажите состояние: используется, хранит архив, владелец неизвестен. Эти отметки помогут отличить действующую переписку от адресов, которые просто остались в списке.

Разделите владельца и пользователей. Владелец отвечает за назначение ящика и подтверждает решения. Пользователей может быть несколько. Для адреса закупок это руководитель отдела и сотрудники, которые работают с поставщиками. Укажите, кто должен читать письма, а кому необходимо отвечать от имени отдела.

Для бывших сотрудников соберите решение руководителя. Нужен ли адрес для входящих обращений, кто имеет право работать с архивом, кому принадлежат незавершённые вопросы. Не удаляйте такие записи из подготовки только потому, что человека больше нет в штате. Адрес может оставаться в договорах и переписке партнёров.

Добавьте примерный объём данных, если он известен, и важные папки. При неизвестном объёме поставьте отметку «уточнить». Отдельно спросите о письмах на рабочих компьютерах. Сведения «всё есть в браузере» и «архив хранится в почтовой программе» описывают разные исходные условия.

Попросите отделы проверить написание адресов. Ошибка в одной букве может создать впечатление, что ящик отсутствует. Для нескольких доменов укажите принадлежность каждого адреса. Отметьте старые названия компании и адреса подразделений, которые продолжают получать обращения после смены вывески или сайта.

Алиасы, общие ящики и переадресации

Алиас это дополнительный почтовый адрес, связанный с ящиком. Его не следует автоматически считать отдельным пользователем. Общий почтовый ящик это адрес для совместной работы нескольких сотрудников. Конкретные права и возможности такой работы зависят от выбранной системы.

Переадресация почты это направление входящих писем на другой адрес по заданному правилу. Запишите исходный адрес, получателя и деловую причину. Важно знать, нужно ли сохранять это правило и кто его согласовал. Особенно внимательно разберите пересылку на личную почту сотрудников.

Не объединяйте разные сущности в строку «дополнительная почта». Адрес может быть алиасом руководителя, отдельным ящиком отдела или адресом группы получателей. Подрядчику нужна исходная связь, а компании нужно решение о том, как этим адресом будут пользоваться дальше.

В вымышленном примере компания принимает заявки на адрес отдела продаж. Два менеджера читают обращения, руководитель контролирует ответы, а адрес для рекламных материалов ведёт в тот же ящик как алиас. В реестре это будут связанные записи с разными назначениями. Пример учебный и не описывает клиента студии.

Укажите, кто отвечает от общего адреса и где коллеги видят уже отправленные ответы. Если сотрудники сейчас пересылают письма друг другу вручную, опишите эту привычку. Это требование к будущей совместной работе, которое стоит обсудить до выбора платформы.

Какие телефоны и почтовые программы учесть

Почтовый клиент это программа для работы с письмами. Он может быть установлен на компьютере или телефоне. Браузерный доступ тоже зафиксируйте, но отдельно от настольной программы. Рабочий вход через сайт почты не подтверждает состояние программы на другом устройстве.

Для сотрудника запишите устройство, название приложения и используемые адреса. Не нужно собирать характеристики всего компьютера. Достаточно понять рабочие места, за которые кто-то отвечает. Укажите домашний ноутбук или второй телефон, если с него ведут рабочую переписку и компания согласовала такой доступ.

Спросите про локальные архивы. Пользователь может видеть старые письма только на одном компьютере. Отметьте это в реестре и назовите сотрудника, который покажет нужную переписку. Не считайте наличие папки в приложении доказательством, что те же данные есть в веб-версии почты.

Уточните контакты сотрудников, которым потребуется помощь с приложением. Для филиалов в Алматы, Астане и других городах Казахстана полезно указать местного ответственного. Это позволяет собрать ответы от каждого офиса и заранее понять, кому объяснять новые условия работы с почтой.

Сайты, CRM, 1С и другие отправители

Составьте отдельный перечень систем, которые отправляют письма. Включите формы сайта, интернет-магазин, CRM, 1С, сервис записи, принтеры и сканеры. Спросите сотрудников, какие уведомления они получают автоматически. Ответ «с сайта приходят заявки» нужно дополнить названием сайта и ответственным за него.

SMTP это протокол отправки электронной почты. Настройки отправителя в программе связаны с конкретным почтовым сервисом. Смена платформы сама по себе не описывает, что будет с этими подключениями. Каждую систему нужно включить в обсуждаемый объём работ.

Для каждого отправителя запишите назначение письма. Уведомление менеджеру, счёт покупателю и восстановление доступа решают разные задачи. Укажите адрес отправителя, получателей, владельца системы и контакт её сопровождения. Если настройки неизвестны, отметьте человека, который сможет их предоставить.

Добавьте редко используемые функции. Ежемесячный отчёт или отправка скана могут остаться незамеченными при разговоре о повседневной почте. Для подготовки достаточно перечислить такие зависимости и ответственных.

Кто управляет доменом и доступами

Домен это имя, которое компания использует, например, в адресах сайта и почты. Управление им может находиться в другом кабинете и у другого подрядчика, чем сам сайт. Найдите регистратора, владельца кабинета и человека, который управляет записями домена. Запишите контакты и состояние доступа.

Отделите знание пароля от права принимать решения. Сотрудник может иметь технический доступ, но не полномочия согласовать изменения. Руководитель должен назвать ответственного от компании. Если кабинет принадлежит прежнему подрядчику, зафиксируйте вопрос о доступе заранее и назначьте того, кто его решит.

В рабочем документе достаточно указать наличие доступа и его держателя. Не размещайте пароли в общей таблице для всех сотрудников. Способ передачи нужных доступов согласуйте с ответственным специалистом. Уточните, кому доступны средства восстановления и подтверждения входа, особенно если они связаны с личным телефоном.

Для переноса нужен рабочий доступ к исходным ящикам. Вход в браузере и доступ для внешних программ могут различаться. Если часть доступа недоступна, честно запишите ограничение. По сообщениям СМИ, с 12.06.2026 Mail.ru изменил условия бесплатного доступа по IMAP, POP3 и SMTP. Проверьте условия своего тарифа в кабинете или у поддержки. Не переносите это сообщение на всю корпоративную почту.

Какие решения должна принять компания

Выберите человека, который утверждает состав сохраняемых данных и права пользователей. Отдельно согласуйте контакты, календари и задачи. IMAP работает с письмами и папками. Календари и контакты требуют отдельной работы, поэтому их нельзя прятать в общее пожелание «перенести всё».

Укажите обязательные возможности: работа с общим адресом, доступ с телефона, поиск по архиву, связь с CRM. Разделите обязательное требование и пожелание сотрудника. Для выбора модели обслуживания используйте сравнение своего почтового сервера и облачной почты.

Согласуйте хранение и обработку данных внутри организации. Для компании в Казахстане требования могут зависеть от отрасли и договоров. Вопросы размещения переписки проверьте с юристом. Условия доступности и оплаты зарубежных сервисов уточняйте у поставщика. Эти решения нельзя заменить предпочтением одного пользователя к знакомому интерфейсу.

Определите, кто примет результат со стороны каждого отдела. Бухгалтерия проверяет свои рабочие адреса, продажи подтверждают общую переписку, владелец сайта отвечает за уведомления. Запишите ожидаемые возможности обычными словами. Так согласование будет опираться на задачи компании.

Чек-лист для копирования и печати

Скопируйте список в документ. Впишите ответственного и отметьте «готово», «уточнить» или «не используется» напротив каждого пункта. Пустое поле лучше заменить явным вопросом. Координатор должен видеть, у кого получить ответ.

1. Компания и домены: ____________________. Координатор и контакт: ____________________.
2. Все почтовые адреса перечислены. Для каждого указаны назначение, владелец, пользователи и состояние.
3. Алиасы сопоставлены с основными ящиками. Дополнительные домены и старые адреса учтены.
4. Общие ящики описаны. Указано, кто читает письма и кто отвечает от имени отдела.
5. Переадресации перечислены с получателями. Необходимость каждой подтверждена ответственным.
6. Адреса бывших сотрудников отмечены. Решения о переписке и доступе согласованы руководителем.
7. Компьютеры, телефоны и почтовые клиенты перечислены. Ответственные за устройства известны.
8. Локальные архивы отмечены. Контакты, календари и задачи выделены отдельными требованиями.
9. Сайты, CRM, 1С и устройства отправки перечислены. Для них указаны владельцы и контакты сопровождения.
10. Доступы к домену и почтовому управлению найдены. Держатели и средства восстановления известны.
11. Недоступные ящики и неизвестные настройки перечислены. По каждому пробелу назначен ответственный.
12. Обязательные возможности и правила хранения согласованы. Представители отделов для приёмки назначены.

Приложите к чек-листу реестры адресов, устройств и отправителей. Отдельно сохраните нерешённые вопросы. Этот комплект должен отражать текущую работу компании, а решения руководителя должны отличаться от предположений сотрудников.

Частые вопросы

Можно ли начать со списка сотрудников?

Да, используйте его как основу и дополните адресами отделов, бывших сотрудников и программ. Один человек может иметь несколько адресов. Общим ящиком могут пользоваться несколько людей. Поэтому штатный список не заменяет реестр почты и связанных с ней систем.

Алиас это ещё один ящик для переноса?

Алиас является дополнительным адресом, связанным с ящиком. Запишите эту связь и назначение адреса. Не считайте его отдельным пользователем без проверки. На будущей платформе нужно согласовать необходимое поведение адреса и право отвечать от его имени.

Нужно ли собирать пароли в одной таблице?

В общем документе укажите держателя доступа, состояние и нерешённые вопросы. Передачу самих доступов обсудите с ответственным специалистом. Учитывайте средства восстановления и подтверждения входа. Список, который читают все участники подготовки, не должен становиться общим хранилищем паролей.

Надо ли включать сайт, если сотрудники отправляют почту вручную?

Да, проверьте автоматические уведомления отдельно. Формы, восстановление пароля и документы могут отправляться без участия сотрудника. Укажите каждый сайт, назначение писем и контакт сопровождающего. Если функция не используется, подтвердите это с владельцем сайта и запишите решение.

Что делать, если часть сведений неизвестна?

Оставьте явную отметку «уточнить» и назначьте человека, который найдёт ответ. Передайте специалисту известные сведения вместе с перечнем пробелов. Не придумывайте настройки и владельцев. Недоступный исходный ящик или неизвестный доступ к домену нужно обозначить как ограничение задачи.